Chi phí trả trước là khoản chi phí đã phát sinh trước đó của doanh nghiệp, được sử dụng để mua sắm công cụ, dụng cụ hay một số tài sản khác cho doanh nghiệp nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những khoản chi phí phát sinh này vẫn chưa được tính hết vào khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Dựa theo thời gian sử dụng, khoản chi phí trả trước tại doanh nghiệp đều được chia thành 2 loại chính là chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn.
Chi phí trả trước ngắn hạn là gì? (TK124)
Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí đã phát sinh trong thực tế nhưng có liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của những kỳ hạch toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính. Do đó, chi phí này chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất và kinh doanh trong kỳ phát sinh, mà sẽ được tính dồn vào hai hay nhiều kỳ kế toán sau đó.
Các chi phí trả trước ngắn hạn thường gặp
Một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến chi phí trả trước ngắn hạn như:
– Chi phí trả trước cho việc thuê nhà xưởng, nhà kho, cửa hàng, văn phòng cho một chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính.
– Chi phí trả trước cho việc thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh trong một chu kỳ kinh doanh hoặc một năm tài chính.
– Chi phí mua sắm các loại bảo hiểm như: bảo hiểm thân xe, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm cháy – nổ,… và những loại lệ phí mua – trả 1 lần trong năm.
– Chi phí cho các công cụ, dụng cụ thuộc loại tài sản lưu động sử dụng một lần có giá trị lớn và các loại công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn – dưới 1 năm.
– Chi phí cho đồ dùng thuê, giá trị bao bì vận chuyển có kỳ hạn tối đa là 1 chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính.
– Chi phí chi trả cho việc mua sắm tài liệu kỹ thuật cùng các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác. Các chi phí này được sắp xếp phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính.
Các chi phí ngắn hạn khác
– Chi phí trong thời gian ngừng làm việc (chi phí không thể lường trước).
– Chi phí sửa chữa các loại TSCĐ phát sinh quá lớn cần được phân bổ thành nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính hay một chu kỳ kinh doanh.
– Một số chi phí trả trước ngắn hạn khác như lãi mua hàng trả chậm, trả góp, lãi vay tiền trả trước,…
Lưu ý: Có một số nghiệp vụ sẽ liên quan đến chi phí trả trước trong quá trình hạch toán nhưng vì giá trị nhỏ, thuộc loại phân bổ 1 lần hay phân bổ 2 lần thì cần được xác định rõ ràng trước khi hạch toán.
Chi phí trả trước dài hạn là gì? (TK242)
Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí được công ty bỏ ra để mua sắm tài sản sử dụng nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong nhiều niên độ kế toán, từ 2 năm tài chính trở lên mới được xem là chi phí trả trước dài hạn.
Tuy nhiên những chi phí này chưa được tính vào chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh mà sẽ được phân bổ dần trong các kỳ kế toán tiếp theo.
Các loại chi phí trả trước dài hạn thường gặp
– Chi phí trả trước cho hoạt động thuê tài sản cố định như nhà xưởng, kho bãi, quyền sử dụng đất, văn phòng làm việc, cửa hàng và các loại tài sản cố định khác nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều năm tài chính.
– Chi phí thuê cơ sở hạ tầng đã được thanh toán cho nhiều năm nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhiều kỳ nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng.
– Tiền thanh toán trả trước phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong vòng nhiều năm tài chính.
– Chi phí cho hoạt động thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước khi đi vào hoạt động, được phân bổ không quá 3 năm.
– Chi phí nghiên cứu với giá trị lớn được cấp phép phân bổ trong nhiều năm.
– Chi phí dành cho các giai đoạn triển khai nhưng không đảm bảo tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình
– Chi phí thanh toán cho hoạt động đào tạo cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật.
– Chi phí dùng cho hoạt động di chuyển địa điểm kinh doanh hay tổ chức lại doanh nghiệp có mức phát sinh lớn được phân bổ thành nhiều năm.
– Chi phí cho các loại bảo hiểm như bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm cháy nổ,… và nhiều loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và thanh toán 1 lần sử dụng cho nhiều năm tài chính.
– Công cụ, dụng cụ xuất một lần có giá trị lớn và các công cụ, dụng cụ này được sử dụng vào hoạt động kinh doanh trong nhiều năm tài chính. Cần được phân bổ dần vào những đối tượng chịu chi phí trong 2 năm trở lên.
Các chi phí dài hạn khác
– Chi phí vay trả trước dài hạn như tiền lãi vay trả trước hay trả trước lãi trái phiếu sau khi phát hành.
– Lãi mua hàng trả góp.
– Chi phí thanh toán cho hoạt động phát hành trái phiếu có giá trị lớn cần phân bổ dần.
– Chi phí sửa chữa TSCĐ lớn phát sinh một lần nhưng có giá trị lớn, phải phân bổ nhiều năm.
– Các chi phí dài hạn khác.
Giải đáp các thắc mắc về chi phí trả trước
1. Chi phí trả trước là gì?
Chi phí trả trước là khoản chi phí đã phát sinh trước đó của doanh nghiệp, được sử dụng để mua sắm công cụ, dụng cụ hay một số tài sản khác cho doanh nghiệp nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí trả trước sẽ được chia thành 2 loại chính là ngắn hạn và dài hạn.
2. Chi phí trả trước là tài sản ngắn hạn hay dài hạn?
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn.
3. Chi phí trả trước thuộc tài khoản nào?
Chi phí trả trước ngắn hạn thuộc TK124, Chi phí trả trước dài hạn thuộc TK242.
