Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động để vận hành doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp có sự liên quan mật thiết đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không phân biệt từng hoạt động cụ thể. Ngoài ra, tùy theo cách thức vận hành của từng doanh nghiệp khác nhau mà chi phí quản lý cũng sẽ thay đổi khác nhau.
8 thành phần của chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố quan trọng cấu thành nên hệ thống chi phí của một doanh nghiệp. Do đó, các nhà quản trị đều quan tâm chính là làm sao để quản lý tốt nhất khoản chi phí này phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Trước khi tìm hiểu cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì cần tìm hiểu những chi phí nằm trong chi phí quản lý doanh nghiệp.
– Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả cho nhân sự quản lý của doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền trợ cấp,… của toàn bộ nhân viên quản lý ở tất cả các bộ phận, ban giám đốc.
– Chi phí vật liệu quản lý: là những khoản chi phí dành cho vật liệu sử dụng cho công tác quản lý doanh nghiệp như: văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ,… vật liệu được dùng trong việc sửa chữa những tài sản cố định,… tất cả được hạch toán bởi tài khoản 6422.
– Chi phí đồ dùng văn phòng: là chi phí cho các loại đồ dùng văn phòng, công cụ, dụng cụ khác nhau được hạch toán bởi tài khoản 6423.
– Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh mức độ khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như máy móc thiết bị, văn phòng làm việc, phương tiện vật liệu truyền dẫn,… tất cả được hạch toán thông qua tài khoản 6424.
– Thuế, phí và lệ phí: là chi phí cho thuế môn bài, các khoản phí, lệ phí, tiền thuê đất,… được hạch toán thông qua tài khoản 6425.
– Chi phí dự phòng: là những chi phí dự phòng phải thu khó đòi, chi phí dự phòng phải trả được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó được hạch toán bởi tài khoản 6426.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí mua sắm dịch vụ bên ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, những khoản chi phí mua sắm và sử dụng tài liệu kỹ thuật, tiền thuê tài sản cố định, bằng sáng chế, chi phí thanh toán cho nhà thầu phụ,… hầu hết được hạch toán bởi tài khoản 6427.
– Những chi phí bằng tiền khác: chẳng hạn như chi phí hội nghị, chi phí tàu xe, công tác phí,…
Qua đó, có thể dễ dàng nhận thấy, các nhà quản trị cần hiểu rõ về chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như xây dựng một kế hoạch quản lý sao cho hiệu quả để đảm bảo doanh nghiệp được vận hành tốt nhất.
Ví dụ chi phí quản lý doanh nghiệp
Ví dụ: nếu Công ty A chi 10 triệu hàng tháng cho tiền điện và ghi đây là chi phí quản lý doanh nghiệp, thì công ty có thể phân bổ chi phí theo diện tích mà mỗi bộ phận riêng lẻ chiếm giữ. Giả định:
– Nhà kho 5.000 m2.
– Xưởng sản xuất rộng 1.500 m2
– Văn phòng kế toán rộng 1.500m2.
– Văn phòng kinh doanh rộng 2.000 mét vuông
Vậy tổng diện tích công ty là 10.000m2.
Hóa đơn điện có thể được phân bổ như sau:
– Nhà kho: (5.000 / 10.000) x 10 triệu = 5 triệu
– Xưởng sản xuất: (1.500 / 10.000) x 10 triệu = 1,5 triệu.
– Văn phòng Kế toán: (1500 / 10.000) x 10 triệu = 1,5 triệu
– Văn phòng kinh doanh: (2000 / 10.000) x 10 triệu = 2 triệu.
Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Quản lý doanh nghiệp là công việc yêu cầu người quản trị cần thấu hiểu và nắm rõ cơ cấu tổ chức, chuẩn hóa quy trình quản lý và tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhằm mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
Để tối ưu hóa lợi nhuận thì doanh nghiệp cần tăng doanh thu lên tối đa và giảm chi phí xuống mức tối thiểu. Đối với một số doanh nghiệp thì chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn. Một trong những chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản lý hiệu quả là xác định mức quản lý doanh nghiệp.
Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu trên tổng doanh thu là hợp lý? Về cơ bản, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý là 10%. Dự toán chi phí quản lý kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu sau:
– Số lượng tiêu thụ dự toán.
– Biến phí quản lý đơn vị.
– Tổng biến phí quản lý.
– Định phí quản lý.
– Tổng chi phí quản lý.
– Chi phí không chi tiền mặt.
– Chi phí quản lý bằng tiền mặt
Công dụng của định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
– Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động. Bởi vì để lập dự toán chi phí nhân công cần có định mức giờ công, chi phí cho nguyên vật liệu cũng phải có định mức nguyên vật liệu.
– Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát được quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì mức chi phí định mức sẽ là cơ sở, tiêu chuẩn để đánh giá.
– Góp phần cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý đưa ra quyết định hằng ngày cũng như định giá sản phẩm, đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chốt một đơn đặt hàng hay phân tích khả năng sinh lời.
– Gắn kết trách nhiệm mỗi nhân viên cùng với việc sử dụng tài nguyên một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc xây dựng định mức tiêu chuẩn cho chi phí quản lý doanh nghiệp là một công việc vừa có tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Nó là sự kết hợp hoàn hảo giữa suy nghĩ cùng tài năng chuyên môn của tất cả những người mang trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm.
Trước tiên cần xem xét một cách nghiêm túc về toàn bộ kết quả đã đạt được. Dựa trên cơ sở này kết hợp cùng những thay đổi về điều kiện kinh tế, đặc điểm cung cầu, về kỹ thuật nhằm điều chỉnh, bổ sung sao cho phù hợp nhất.
Giải đáp các thắc mắc về chi phí quản lý doanh nghiệp
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động để vận hành doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp có sự liên quan mật thiết đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không phân biệt từng hoạt động cụ thể. Ngoài ra, tùy theo cách thức vận hành của từng doanh nghiệp khác nhau mà chi phí quản lý cũng sẽ thay đổi khác nhau.
2. Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
Đối với một số doanh nghiệp thì chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn. Một trong những chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản lý hiệu quả là xác định mức quản lý doanh nghiệp. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu trên tổng doanh thu là hợp lý? Về cơ bản, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý là 10%.
3. Nguyên nhân chi phí quản lý doanh nghiệp giảm?
Chi phí doanh nghiệp giảm có thể là do lợi nhuận giảm nên doanh nghiệp cắt giảm các chi phí.Bên cạnh đó thì vẫn có nguyên nhân đó là doanh nghiệp tiền hành rà soát và loại bỏ được những chi phí quản lý không cần thiết cũng như giải quyết được những lỗ hỏng trong khâu quản lý doanh nghiệp của mình.